IKEA: Standaardisatie voor Eenvoud

IKEA is hét voorbeeld van standaardisatie. De meubelgigant gebruikt overal ter wereld hetzelfde WMS-pakket Astro van de firma Consafe Logistics. Alle distributiecentra werken volgens dezelfde blauwdruk, zonder ruimte voor maatwerk. Meerdere keren per jaar upgraden ze naar de nieuwste versie van het WMS, een flinke klus. Hierdoor blijft de software in de wereldwijde distributiecentra beheersbaar en altijd technisch en functioneel up-to-date. Dit lijkt een best practice in standaardisatie.

Amazon: Zelfbouw voor Innovatie

Amazon daarentegen heeft zijn eigen WMS ontwikkeld. In hun WMS software vind je slimme features die je niet in standaardpakketten tegenkomt. Natuurlijk kost het Amazon veel geld en inspanning om hun eigen systeem te onderhouden, maar hierdoor kunnen ze wel snel nieuwe optimalisaties doorvoeren zonder afhankelijk te zijn van externe softwareleveranciers. Ook dit lijkt een best practice te zijn.

Standaardpakketten

Wat blijkt is dat er niet één beste aanpak is, maar eerder twee. Beide, zowel standaardsoftware als zelfbouw, kunnen effectief zijn. Laten we eerst eens dieper ingaan op standaardpakketten. Er zijn tegenwoordig vele kant-en-klare WMS-pakketten op de markt. Vroeger kozen bedrijven soms voor zelfbouw omdat ze geen geschikt pakket konden vinden, maar moderne pakketten bieden veel meer mogelijkheden. Uiteenlopende werkwijzen en besturingsregels kunnen worden geconfigureerd via parameters, business rule engines en workflow-tools. Het voordeel is dat je je processen kunt blijven aanpassen aan toekomstige marktontwikkelingen of nieuwe inzichten. Bovendien leveren WMS-leveranciers regelmatig nieuwe versies van hun software, waardoor het WMS technisch en functioneel up-to-date kan blijven.

Keerzijde van Pakketten

Echter, het gebruik van standaardpakketten heeft ook zijn keerzijde. Bedrijven moeten hun processen aanpassen aan de mogelijkheden van de pakketten. Ook al bieden ze veel opties, het kan nog steeds voorkomen dat de gewenste functionaliteit niet in het pakket zit. In dat geval moeten concessies worden gedaan of maatwerk worden toegevoegd aan het pakket. En dat is waar het vaak misgaat. Bedrijven willen geen concessies doen en voegen allerlei maatwerk toe aan het pakket. Het probleem is dat dit maatwerk geen deel uitmaakt van de standaardsoftware en dus niet automatisch wordt bijgewerkt bij toekomstige upgrades. Dit leidt tot verouderde software na verloop van tijd, waardoor aanpassingen steeds lastiger en kostbaarder worden. Bedrijven zijn stuck in the middle. Ze hebben niet de voordelen van zelfbouw noch van pakketsoftware. Deze bad practice komt helaas veel voor.

Continue Optimalisatie

Logistieke processen kunnen niet één keer worden bedacht en vervolgens jarenlang worden gebruikt. Marktontwikkelingen, veranderende assortimenten, technologische ontwikkelingen en nieuwe managementinzichten vereisen voortdurende optimalisatie van magazijnprocessen. Daarom is een flexibel WMS nodig dat gemakkelijk kan worden aangepast, iets wat zowel IKEA als Amazon goed begrepen hebben.

Knelpunten bij implementatie

Bij de invoering van een WMS-pakket kunnen verschillende knelpunten optreden:

1. Bad Practices: Oude werkwijzen kunnen achterhaald zijn. Pakketten combineren vaak de best practices van veel magazijnen, dus er is vaak een beter alternatief zijn voor jouw “bad practice”. Kijk kritisch naar je eigen proces en vergelijk de opties in het pakket.
2. Unhappy Flow: Naast de normale “happy flow” zijn er altijd uitzonderingen en problemen die af en toe optreden. Het WMS moet deze “unhappy flow” ondersteunen, maar dit hoeft niet altijd efficiënt te gebeuren. Richt je energie liever op het voorkomen van uitzonderingen.
3. Touchpoints: Het WMS heeft interactie met externe systemen. Alle systemen sturen verschillende berichten met afwijkende structuren en andere informatie. Om de communicatie mogelijk te maken, zijn vaak aanpassingen nodig. Een best practice is om een integratieplatform te gebruiken dat systemen koppelt en berichten vertaalt naar het formaat van de betreffende systemen. Op deze manier blijft het WMS communiceren volgens zijn eigen formaat en is maatwerk niet nodig.
4. Specials: Er zijn altijd specifieke aspecten die uniek en essentieel zijn voor jouw bedrijf. Deze moeten uiteraard goed worden ondersteund door het WMS. Hiervoor is het verstandig om maatwerk te laten ontwikkelen.

Make or Buy?

Dus, aan het begin stelde ik de vraag: zelf bouwen of kopen? Het antwoord is dat beide opties valide zijn, zolang je maar de flexibiliteit behoudt om je processen te blijven optimaliseren. Een onderzoek naar WMS-gebruik onder grote logistieke dienstverleners laat zien dat ze afscheid nemen van verouderde WMS-pakketten met veel maatwerk, maar ook van zelfgebouwde software. Het lijkt erop dat het behouden van flexibiliteit op lange termijn ook lastig kan zijn voor de zelfbouwers.

Ben je IKEA of Amazon?

Welke keuze het beste bij jouw bedrijf past, hangt af van of je meer op IKEA of Amazon lijkt. Vaak zal een pakket de beste oplossing zijn, omdat moderne pakketten veel bieden. Het is dan echter belangrijk om maatwerk te beperken tot aspecten die uniek en essentieel zijn voor je bedrijf. Voor bedrijven die voorop willen lopen in logistieke innovatie, kan zelfbouw de voorkeur hebben. De keuze tussen zelfbouw en standaardsoftware hangt dus af van de behoeften en doelstellingen van je bedrijf. Zolang je de flexibiliteit behoudt om je processen te blijven optimaliseren, kan zowel zelfbouw als pakketsoftware een succesvolle keuze zijn.

Jeroen van den Berg, directeur WMS Masters